Cómo configurar Respuestas Automáticas

Cómo configurar respuestas automáticas de email en Site Tools – Videotutorial

Crear respuestas automáticas de email

Para acceder al menú de respuestas automáticas, ve a Site Tools > Email > Respuesta automática:

La configuración de tu respuesta automática implica varios campos importantes que te permiten personalizar cuándo y cómo se envían tus mensajes automatizados. Aquí hay un desglose detallado de cada campo:

• Dirección de email: ingresa la dirección de email que enviará las respuestas automáticas. Esta es la dirección asociada con la cuenta para la que estás configurando la respuesta automática.
• Remitente de respuesta automática: especifica el nombre que los destinatarios verán en el campo “De” de la respuesta automática. Este podría ser tu nombre completo, tu puesto o el nombre de tu empresa o departamento.
• Asunto: Crea una línea de asunto para el email de respuesta automática. Debe ser claro y conciso ya que es lo primero que ve el destinatario y debe indicar que el email es una respuesta automática.
• Cuerpo: Escribe el mensaje que deseas transmitir a tus destinatarios. Este mensaje debe ser cortés e informativo y proporcionar detalles como la hora prevista de vuelta y opciones de contacto alternativas si es necesario.
• Fecha de inicio (opcional): Elige la fecha en la que deseas que la respuesta automática comience a enviar mensajes. Esto es útil si estás planificando con anticipación una ausencia futura. Déjalo vacío si deseas que la respuesta automática surta efecto inmediatamente.
• Hora de inicio (opcional): Además de la fecha de inicio, puedes especificar la hora exacta del día en que se debe activar la respuesta automática.
• Fecha final (opcional): Este campo requiere rellenar la Fecha de inicio. Puedes establecer una fecha de finalización para la respuesta automática. Después de esta fecha, la respuesta automática ya no enviará mensajes automáticos.
• Hora de finalización (opcional): Similar a la hora de inicio, puedes establecer la hora precisa en la fecha de finalización en la que la respuesta automática debe dejar de funcionar.
• Intervalo de espera: esta configuración te permite controlar la frecuencia con la que la respuesta automática envía mensajes a la misma dirección de email. La primera respuesta automática a cualquier email entrante nuevo se envía inmediatamente, lo que garantiza que cada remitente reciba un acuse de recibo inicial sin demora. Si la misma dirección de email envía otro mensaje, la respuesta automática solo enviará otra respuesta después de que haya pasado el intervalo de espera. Al establecer un tiempo de espera (en horas), evitas que la respuesta automática envíe mensajes repetidos a un destinatario dentro de un período de tiempo determinado. Por ejemplo, si dejas este valor predeterminado de 24 horas, el mismo destinatario no recibirá otra respuesta automática si envía otro email dentro de las 24 horas posteriores a su primer mensaje.

Al configurar cuidadosamente cada uno de estos campos, puedes adaptar tu respuesta automática para que se ajuste a tus necesidades y horarios específicos. Esto garantiza que tus respuestas automáticas se envíen solo cuando sea necesario y apropiado, manteniendo el profesionalismo y una comunicación clara con tus contactos.

Haz clic en Crear para crear la respuesta automática.

Eliminación de respuestas automáticas de email

Puede llegar un momento en el que necesites eliminar una respuesta automática, quizás porque ya no la necesitas o porque deseas crear una nueva con información diferente.

Para eliminar una respuesta automática ve a tu Site Tools -> Email -> Respuesta automática. En la sección Gestión de respuestas automáticas verás todas las respuestas automáticas que haya creado, independientemente de si están activas o no. Haz clic en el botón Borrar de la que ya no necesitas y confirma la eliminación en la ventana emergente que aparece.