La guía fácil de SiteGround para organizar un evento online

El mundo está en un lugar difícil en este momento, y la comunidad de WordPress no es una excepción. Donde quiera que mires los eventos se están cancelando, y para nosotros, amigos de WP, esto puede ser realmente inquietante, ya que todos tenemos una estrecha relación y echamos de menos nuestras reuniones. Afortunadamente, podemos mantenernos conectados por internet y especialmente ahora, cuando todos se quedan seguros en casa, realizar tu evento online es un movimiento inteligente y fácil. Te ofrecemos una breve guía que te ayudará a organizar un evento online en 5 pasos fáciles y prácticos, así que sin más preámbulos, ¡descubrámoslos juntos!

1. Por qué necesitas un evento online y cómo promocionarlo

Muchas personas encuentran la idea de organizar un evento online complicada, pero en realidad no es nada difícil. Ten en cuenta que en este momento las personas de todo el mundo tienen la obligación de quedarse en casa, y probablemente estarán más dispuestas a asistir a un evento online y prestar más atención, teniendo en cuenta que no pueden realizar muchas de sus actividades habituales al aire libre y ver a su círculo social. Si bien éste es un momento desafortunado para todos, es una buena oportunidad para fortalecer la relación con tus compañeros y añadir nuevas personas a tu círculo.

En lo que debes centrarte es en promocionar tu evento tanto como sea posible.

Veamos algunos consejos prácticos sobre cómo puedes captar la atención de tu audiencia:

Probablemente tengas una cuenta en meetup.com, por lo que puedes enviar una newsletter a los participantes de meetups anteriores. Si se trata de un WordCamp, enviar correos electrónicos a los asistentes a eventos pasados ​​también es una buena opción, siempre y cuando sigas el Código de Conducta.

Asegúrate de publicar tu anuncio en todos los grupos relevantes de Facebook: ¡las personas pasan mucho tiempo en Facebook y en otras redes sociales ahora mismo! También puedes unirte a los grupos internacionales si tu evento es en inglés. Usa creatividades atractivas para que tus publicaciones llamen la atención de las personas que navegan: imágenes de tus eventos pasados, colores llamativos, rostros humanos o vídeos animados (una animación de 4-8 segundos funcionará bien).

Instagram no es un canal tan clave para las cosas orientadas a WordPress, pero no está de más publicar allí también y en Twitter generalmente encontrarás a varias personas interesadas en este tipo de eventos. ¡Para estos dos canales no tengas miedo de sumergirte profundamente en el mundo de los hashtags!

Algunos canales de reddit también serían un excelente lugar para publicaciones, como  r/WordPress , r/Webdesign, r/Startups… lo que sea relevante.

Puedes pedirle a tus ponentes pasados ​​y presentes que corran la voz entre su audiencia; generalmente lo harán con gusto en su propia plataforma y canales.

Los sitios web dedicados a eventos serían un gran canal, especialmente si tu evento es en inglés. Si ése no es el caso, siempre puedes ir a sitios de promoción de eventos locales.

En general, se aplican las reglas habituales; hacer tanto ruido como sea posible (¡pero no te conviertas en spam!).

2. Consigue la plataforma adecuada

Comencemos con tu necesidad más obvia: cómo transmitir tu evento. A continuación, enumeramos dos de las mejores opciones que puedes usar, aunque hay muchas más por supuesto.

La popularidad de Google Meet se ha disparado desde que Google la convirtió en una herramienta de negocios, y es una opción realmente útil para reuniones de empresa y eventos virtuales.

Debido a la situación causada por el Covid-19, Google anunció que las características premium de Google, que generalmente solo están disponibles para usuarios Enterprise de G Suite, serán gratuitas hasta el 1 de julio. Algunas de las opciones más útiles de la plataforma son:

• Aumento del límite de participantes de 100 a 250 por llamada
• Incremento del límite de audiencia para la transmisión en directo de hasta 100.000 asistentes por dominio
• Opción para grabar los eventos virtuales (reuniones online) y subir la grabación a Google Drive

Si nunca has utilizado esta plataforma online, es un buen momento para probarla. No solo permite una gran cantidad de asistentes potenciales, sino que también tiene un par de características que no encontrarás en ningún otro lado.

Una de ellas es la opción de crear subtítulos instantáneos. Si bien el mecanismo no es perfecto, sigue siendo una excelente opción de accesibilidad. Otra es la transmisión de alta resolución y hacer zoom en una aplicación móvil, una característica importante para los participantes a través de móvil.

Además, no requiere instalación: puedes unirte abriendo el enlace correspondiente en un navegador, lo que hace las cosas mucho más sencillas para los posibles asistentes. Por supuesto, también hay disponibles opciones clásicas como acceso telefónico, presentaciones e informes.

En general, es una solución poderosa pero increíblemente fácil para eventos virtuales. ¡Te recomendamos encarecidamente probarla!

Zoom.us parece ser otra opción favorita en este momento debido a su buen equilibrio entre funciones útiles y precio. La plataforma es perfecta para reuniones pequeñas, ya que el plan Pro incluye hasta 100 participantes y no tiene un mínimo de suscripciones por anfitrión (que en realidad es el caso con su próximo plan). Tienen una gran variedad de características que lo convierten en la plataforma perfecta para eventos más pequeños, como meetups.

• Gran control de la sesión; puedes silenciar y activar el sonido tú mismo (como anfitrión), puedes invitar a otras personas a hablar, puedes moderar rápidamente cuando sea necesario, etc.
• Chat y encuestas disponibles (especialmente útil en eventos online en directo para hacer que la experiencia sea más interactiva)
• Notificaciones y recordatorios (también útil)
• Importación de CVS 

Probablemente encontrarás su interfaz limpia y muy fácil de aprender, lo cual es otro gran punto a favor. En general, su uso sin esfuerzo y un precio asequible lo convierten en una excelente opción para pequeñas reuniones.

Ah, y también hay una opción de replay, en el caso de que estés buscando ofrecer esta funcionalidad a tu audiencia. Si no te convencen estas plataformas, hay muchas otras excelentes, como Crowdcast.io, GoToWebinar, Livestorm, WebinarJam , etc.

3. Prepara a las personas que van a hablar

Hablar delante de mucha gente puede ser realmente aterrador para muchas personas, especialmente las primeras veces. Lo creas o no, hablar en un evento online puede ser aún más inquietante, porque no hay una opción para que veas la reacción de tu audiencia a tu charla, al menos no de la misma manera.

La mejor manera de evitar momentos incómodos es la misma que con los eventos físicos; ¡ensayar!

Sugiéreles que ensayen frente a una cámara web y se graben. En primer lugar, se acostumbrarán a la idea de mirar a un dispositivo, en lugar de a las personas. En segundo lugar, pueden ver hacia dónde van las cosas y corregirse. Por lo general, pueden descubrir los siguientes problemas:

• No mirar directamente a la cámara.
• No hablar con claridad y usar muchas palabras de relleno (uh, um, er, ah, etc.)
• Falta de modulación de voz

Todos éstos son obstáculos normales que experimentan la mayoría de las personas. Ayudar amablemente a tus ponentes con posibles problemas les permitirá hacer su trabajo mejor, lo que a su vez puede mejorar la experiencia y hacer que tu evento sea mucho más exitoso.

4. Probar la configuración técnica

Prueba tu equipo técnico y tu entorno lo antes posible. Realiza pruebas con tus altavoces, y si surge algo (y generalmente sucede), tendrás tiempo suficiente para arreglarlo. Es mejor si usas una lista de verificación de cualquier cosa que pueda salir mal. Aquí hay una para ayudarte:

• Problemas de volumen/micrófono (por ejemplo, los micrófonos no funcionan). Asegúrate de marcar la opción “Ajustar el nivel del micrófono” al unirte.
• Imagen de baja calidad (por ejemplo la cámara no es lo suficientemente buena). Si tu dispositivo no proporciona una imagen de buena calidad, intenta pedir prestado uno o alquilar una sala de estudio. Se paga por hora.
• Mala calidad de transmisión (por ejemplo, la conexión a internet no es lo suficientemente rápida, esto es bastante importante). Desactiva todos los demás servicios o descargas en ejecución en tu máquina, usa internet por cable o busca una ubicación con un internet más rápido.
• La alteración del ruido (por ejemplo, la ubicación no está muy insonorizada). Advierte a las personas a tu alrededor y minimiza el ruido al usar auriculares o pedir prestado/comprar un micrófono con cancelación de ruido.
• Problemas con la presentación (por ejemplo, el texto en las diapositivas es demasiado pequeño para algunas resoluciones). Simplemente comprueba esto de antemano y aplica las correcciones necesarias.
• Compartir pantalla (por ejemplo, es posible que tu pantalla no se comparta correctamente). Mira si hay un problema y, si así es, intenta ponerte en contacto con el soporte técnico

También debes pensar en todas las pequeñas cosas que pueden interponerse en el camino.

Por ejemplo, ¿cómo vas a lidiar con recordarle a la gente sobre su límite de tiempo, si no tienes un cronómetro? Interrumpirles probablemente parecería maleducado, así que explora caminos alternativos. ¿Cómo manejarás las preguntas y respuestas? ¿Tienes diferentes anfitriones y cómo manejarás la entrega de la posición de anfitrión?

Finalmente, ¡recuerda divertirte! Los eventos siempre han sido una experiencia increíble, por lo que lo mejor es mantenerlo así, incluso si la experiencia es ligeramente diferente.

Estamos todos juntos en esto, por lo que nuestros corazones están con todos los que actualmente están en una mala situación debido a esta crisis global. Todo lo que podemos hacer es mantenernos conectados y mantener nuestro espíritu con pequeños gestos, como reuniones y eventos online, incluso para ver cómo está tu audiencia. Quédate en casa, mantente seguro y crucemos los dedos cruzados para que esta situación termine pronto.