Herramientas para gestionar un negocio de servicios online de éxito

Hay muchas cosas que intervienen en el funcionamiento de un negocio de servicios online más allá de encontrar clientes y construir cosas para ellos. Debes administrar contratos, facturas, presupuestos, propuestas, etc. También tienes que mantener informados a los clientes sobre el los avances, cobrar pagos y hacer un seguimiento de los mismos. Además de todo eso, debes establecer algún tipo de proceso repetible para que los proyectos funcionen sin problemas y se continúe progresando en las tareas.

En el siguiente artículo, voy a compartir algunas de las herramientas que utilizo para administrar mi negocio de servicios al cliente online. Manejo el mantenimiento continuo y el soporte para WordPress en FixUpFox, y he probado docenas de herramientas para que sea más fácil mantener el negocio funcionando sin problemas. Ya sea que uses WordPress o no, mi objetivo es ayudarte a administrar tu negocio con facilidad online y centrarte en la parte más importante: ¡mantener a tus clientes felices y exitosos!

Gestión de leads o clientes potenciales

Como uso Trello para toda la planificación de mi proyecto, también tiene sentido para mí utilizarlo para gestionar clientes potenciales. Utilizo la opción de los campos personalizados de Trello (o power-ups) para añadir detalles de mi formulario a tarjetas individuales. Pongo el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del cliente potencial en el frente de la tarjeta. Los enlaces y archivos adjuntos al formulario también entran en la tarjeta para que yo los revise. También pongo cuándo el formulario se completó como primer contacto, y luego establezco una fecha de vencimiento para el primer día laboral (que no sea fin de semana) después del que se recibió para recordarme contactar al lead. Puedo usar la sección de comentarios aquí para guardar notas, haciendo de este un CRM simple y flexible.

Trello te permite usar un “power-up” por tablero en su plan gratuito, para que puedas configurar todo este flujo de trabajo de forma gratuita en tu sitio web WordPress actual.

Si nunca has oído hablar de Zapier, es la herramienta que potenciará la automatización entre tus otras herramientas. Zapier te permite conectar dos servicios online entre sí. Por ejemplo, puedes decirle que supervise la cuenta de Twitter de tu empresa y te envíe un mensaje cuando alguien responda. O tal vez desees actualizar una hoja de cálculo cuando se realiza una venta en tu sitio web. Zapier tiene un plan gratuito disponible para hasta 100 “zaps” por mes, que es un buen punto de partida para determinar si puede satisfacer tus necesidades.

También puedes configurar una integración en Zapier para enviar los datos de uno de nuestros formularios de contacto a otro servicio para rastrear clientes potenciales. Zapier ya es compatible con Gravity Forms, WP Forms y Ninja Forms. Yo uso Gravity Forms y envío leads desde mi sitio web a un tablero de planificación de proyectos de Trello para mantener organizados todos los leads que entran. Si decides usar WP Forms, que también se puede integrar con Zapier, y eres cliente de SiteGround, puedes obtener un descuento del 50% en la versión Pro visitando la sección de Beneficios en tu Área de Cliente de SiteGround.

También puedes configurar manualmente otros plugins de formulario que tengas, aunque llevarán un poco más de trabajo.

Facturación y Estimaciones

He estado usando Sprout Invoices durante años para gestionar la facturación y las estimaciones de mi negocio. El plan de pago de este plugin te permite gestionar facturas recurrentes y pagos para clientes, con los datos de pago almacenados en el procesador de pagos que elijas. Esto te permite configurar un sistema de facturación recurrente que no necesita molestar constantemente a los clientes sobre el pago mientras mantiene segura su información de pago. También me gusta que los clientes puedan tener usuarios creados en mi sitio web, lo que les permite ver e imprimir facturas pasadas, así como cambiar la información de contacto y pago ellos mismos.

Si ya tienes un sistema de facturación que te gusta, no te sugiero cambiar. Pero si aún no tienes un sistema para gestionar facturas, deberías encontrar uno.

La mayoría de las diferencias entre los principales proveedores son superficiales, y el precio de los planes básicos suele ser lo suficientemente bajo como para ofrecer garantías a una empresa que quiere asegurarse de que tienen un proceso repetible para cobrar los pagos de los clientes.

Acuerdos de mantenimiento

Utilizo WP E-Sign, también conocido como ApproveMe, para gestionar acuerdos de mantenimiento para mis clientes. Al igual que con las otras herramientas que sugiero, ofrece un proceso repetible para manejar una tarea importante en cualquier negocio: tener contratos y acuerdos firmados digitalmente por clientes y proveedores de manera compatible con UETA / ESIGN.

Tengo un acuerdo de mantenimiento creado y examinado por un abogado que utilizo para todos mis clientes. WP E-Sign me permite crear una plantilla, que luego puedo personalizar según sea necesario para cada cliente. Esto me permite introducir su información de contacto para ellos, o les permite completarla al firmar el contrato. Cada documento está en una URL personalizada y solo pueden acceder las personas que deberían verlo. Puedo recibir una notificación sobre cuándo el documento está visto y cuándo se firma.

Si optas por utilizar Sprout Invoices, también se integra con WP E-Sign para permitir que los clientes aprueben sus facturas y estimaciones. Esto me permite crear un flujo de trabajo para incorporar nuevos clientes que les permite firmar un contrato, recibir una factura y pagar, todo sin que tenga que hacer nada más allá de la configuración inicial. Cuando esto se completa, recibo una notificación para que pueda comenzar a trabajar.

Gestión de soporte

Mi flujo de trabajo de soporte comienza de manera similar a mi sistema de seguimiento de clientes potenciales. Tengo una configuración de Gravity Forms en mi sitio web que envía información a un tablero de Trello que los clientes pueden usar para hacer preguntas de soporte. Sin embargo, cuento con que no todos los clientes usen esto, y les permito enviar solicitudes de soporte por correo electrónico o directamente en los tableros de Trello. Esto les otorga cierta flexibilidad al tiempo que limita los lugares para verificar cuándo es el momento de trabajar.

Como estoy trabajando con WordPress, tengo una amplia selección de herramientas que puedo usar para ayudar a administrar el mantenimiento de estos sitios web. Uso InfiniteWP para ayudar con las copias de seguridad y actualizaciones periódicas de los sitios web. También me permite enviar informes directamente a los clientes con algunos de los cambios que se han realizado en sus sitios.

Mentalidad

Independientemente de las herramientas que utilices para impulsar su negocio online, hay algunos consejos que tengo que aplican a todas ellas:

• No te compliques demasiado. Encuentra una herramienta que se ajuste a tus necesidades y úsala. Hay tantas opciones por ahí que es fácil sentir que es parte de tu trabajo compararlas interminablemente, pero eso no mueve la aguja de tu negocio.
• Hacer procesos repetibles. Cuanto menos tengas que pensar mientras realizas tareas rutinarias, más tiempo y energía puedes ahorrar para un trabajo real.
• Toma notas. Olvidarás cosas. No debes hacer malabares con todas las fechas de vencimiento, tareas o solicitudes de clientes en tu cabeza. Dedicar algo de tiempo a planificar te ahorrará innumerables horas y dolores de cabeza en el futuro.

Espero que encuentres en este artículo al menos un nuevo elemento procesable para mejorar tu negocio. Siempre debes esforzarte por hacer que tu negocio funcione para ti, y no al revés. Estos consejos están destinados a ayudarte a llegar ahí y hacer que sea más ameno comenzar tu día.