¿Qué es y cómo utilizar WhatsApp Business para tu negocio?

Si tienes un negocio es fundamental que conozcas aquellas herramientas más actuales que te ayuden a darle la máxima difusión posible, como es el caso de Whatsapp Business.

La famosa app que todos usamos en nuestro día a día para escribirnos con familia y amigos le da un pequeño giro a sus funcionalidades y ‘hace un guiño’ a los emprendedores y empresas para profesionalizar su comunicación online.

Si todavía no sabes qué es, qué diferencias existen entre WhatsApp convencional, y todo lo relacionado con este tema, te animamos a seguir leyendo.

Descúbrelo tú mismo.

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es una aplicación pensada para pequeños y medianos negocios que utilizan Android o Apple. Su objetivo es conectar con los clientes de manera inmediata (en tiempo real), mejorando así el impacto que tiene el negocio en el mercado.

Además de facilitar la interacción con el cliente, también ofrece muchas opciones de automatización para que puedas responder a los mensajes cuanto antes, consiguiendo así la máxima afluencia.

La manera de funcionar es bastante similar a la de WhatsApp, aunque con algunas diferencias de importancia que vamos a ver en el siguiente apartado.

Las conocemos a continuación:

¿Cómo funciona WhatsApp Business?

En la práctica, WhatsApp Business funciona de manera similar a la aplicación WhatsApp convencional. Lo único es que, como hemos visto en su definición anterior, está diseñada específicamente para empresas y eso la hace algo diferente en su funcionamiento.

De esta forma, chatear y hablar con tus clientes en tiempo real, así como con tu familia y amigos, va a ser exactamente igual que cuando lo hacías con la app tradicional.

A grosso modo y para tu tranquilidad, vas a seguir escribiéndoles a todos ellos y recibiendo notificaciones de sus mensajes.

Hasta ahí, todo igual, ya que la interfaz de usuario es bastante parecida, lo que permite una transición fácil para los usuarios que ya están familiarizados con la versión estándar de WhatsApp. 

Sin embargo, WhatsApp Business incluye varias funciones adicionales diseñadas para ayudar a las empresas y freelancers a gestionar las comunicaciones y la relación con los clientes de manera más eficiente.

Y esto es lo próximo que te quiero contar. Pero antes imagino que querrás ir descargándolo e instalando en tu móvil, ¿verdad?

Pues a eso vamos:

¿Cómo instalar WhatsApp Business hoy mismo?

Ahora que ya sabes qué es WhatsApp Business y conoces sus ventajas en detalle, muy probablemente estarás pensando en cómo integrarlo en tu negocio. Esto es muy sencillo, ya que tan solo tendrás que seguir estos pasos:

Descarga de la aplicación

El primer paso que tendrás que dar es descargar la aplicación de WhatsApp Business. En contra de lo que algunos piensan, no es la misma aplicación de WhatsApp, es completamente diferente.

Se puede descargar de una forma completamente gratuita, tanto para dispositivos Android (A través del Google Play), como en dispositivos IOS (en la Apple Store).

Por si acaso te lo preguntas, los usuarios no tendrán que descargar la aplicación de WhatsApp Business para contactar con la empresa, sino que podrán hacerlo con la versión de WhatsApp convencional.

Creación del perfil de empresa

Una vez que se haya instalado la aplicación de la forma convencional, el siguiente paso será ejecutar WhatsApp Business para empezar el proceso de creación del perfil de empresa:

1) Empieza introduciendo el número de teléfono que va a estar asociado a la cuenta. Sería muy interesante que se tratase del número particular del negocio y no uno de uso personal.

2) Te aparecerá un listado de categorías para que puedas elegir la que mejor se adapte a tu negocio. 

Algunas de las más comunes son belleza, indumentaria y accesorios, hotel, cosmética y cuidado personal. Si no encuentras la categoría que se adapta a tu negocio, utiliza el buscador situado en la parte superior.

3) Ahora tendrás que añadir el resto de la información del perfil: es decir, el nombre, la dirección, las formas de contacto y una breve descripción del negocio. También sería interesante añadir una imagen de perfil, como el logotipo de la empresa.

Una vez llegados a este punto, ya deberías haber completado el perfil de la empresa.

Conoce las herramientas

Cuando tengas creado el perfil de WhatsApp Business es el momento de empezar a investigar sobre las herramientas disponibles (es decir, sobre aquellas que ya hemos enumerado en el apartado correspondiente).

La mayoría están disponibles bajo la sección de herramientas para la empresa.

Como dato de interés, desde esta misma sección puedes modificar la información del perfil de la empresa. Esto es importante por si acaso te has equivocado en algún punto, o por si fuese necesario agregar algún tipo de información nueva.

Dedica todo el tiempo que necesites a estudiar estas herramientas, ya que pueden ser definitivas a la hora de captar a tu audiencia.

☝🏻Te recomendamos: Echa un vistazo a este webinar en donde podrás encontrar información sobre cómo usar WhatsApp en WordPress. ¡Imperdible!

Añadir el catálogo

Si vas a vender a través de WhatsApp Business, puede resultar interesante agregar tu catálogo. Esto se puede hacer a través de la pestaña de herramientas de la empresa -> Catálogo.

Simplemente tendrás que pulsar en añadir artículo para introducir su nombre, agregar las imágenes que necesites, escribir un precio y especificar algunas funciones adicionales.

Aunque si bien es cierto que este catálogo no ofrece limitaciones, si vendes muchos productos vas a necesitar mucho tiempo. No obstante, todo este trabajo merecerá la pena, ya que los catálogos online están muy bien valorados por los usuarios.

Activar WhatsApp Business en el PC (Opcional)

Este paso es opcional, pero altamente recomendable. Puede que te resulte más fácil atender a tus clientes si tienes un teclado físico, en lugar de usar el teclado virtual del móvil.

Estos son los pasos que te permitirán activar WhatsApp Business en el PC:

1) Abre una página del navegador (no importa el que utilices, pero asegúrate de que sea siempre el mismo) y dirígete al siguiente link.

2) Abre la app de WhatsApp Business en el teléfono móvil.

3) Pulsa en los 3 puntos situados en la esquina superior derecha en el menú principal. De las nuevas opciones que te aparecerán tan solo marca donde pone dispositivos vinculados.

4) Pulsa en Vincular dispositivo y usa la cámara del teléfono móvil para escanear el código QR que te aparecerá en la página del navegador que hayas elegido.

Y no tendrás que hacer nada más: directamente te aparecerá toda tu configuración de WhatsApp Business en el PC como si fuese un espejo de lo que se veía en el teléfono móvil.

Conversaciones con el cliente

Ya has configurado correctamente tu perfil en WhatsApp Business y tienes todas las herramientas configuradas. Es el momento de dar el número de teléfono del negocio para que los usuarios se puedan poner en contacto.

¿Cómo usar WhatsApp Business?

Ahora sí. Sabes cómo funciona y lo tienes instalado en tu dispositivo móvil.

Lo único que nos queda es comenzar a usarlo.

Y para eso, vamos a profundizar en las principales funciones, para que sepas todo lo que es capaz de hacer por tu negocio:

Creación de un perfil de empresa

Tener un perfil de empresa es algo fundamental para la empresa del momento. Entre otros datos, nos permitirá mostrar información vital como puede ser la dirección, el correo electrónico o el sitio web.

Los perfiles de empresa son muy importantes ya que en ellos se pueden encontrar los detalles específicos sobre características, funciones y diferentes datos de la entidad. 

Ayuda a que el cliente empiece a tener confianza sobre la empresa, incluso antes de haber ordenado su primer pedido.

Hoy en día, si la empresa no cuenta con un perfil online, siempre desconfianza en el usuario, hasta el punto de que puede decantarse por una opción de la competencia.

Elaboración de mensajes de bienvenida

Si el usuario todavía no ha interactuado con la marca, puede ser una buena idea tener preparado un mensaje de bienvenida que sea lo primero que se le presente cuando establezca en contacto.

Esta función está en WhatsApp Business bajo el nombre de Enviar mensaje de Bienvenida y se puede mostrar el mensaje tanto en el primer contacto, como cuando ha pasado un tiempo de inactividad de un mínimo de 14 días.

Importante: hay que tener en cuenta que estos mensajes no se enviarán en el caso de que el teléfono no tenga conexión a Internet en el momento de contacto.

Elaboración de mensajes de ausencia

Los mensajes de ausencia es otro tipo de recurso muy útil que muchas empresas utilizan cuando no están disponibles para atender al cliente. 

Para el día a día, si te escriben fuera de tu horario comercial, un ejemplo podría ser:

Podríamos estar hablando de un periodo de vacaciones, de un posible contacto fuera del horario de oficina, o de cualquier posible eventualidad que se haya producido en un momento dado.

Esta función se llama enviar mensaje de ausencia en WhatsApp Business y permite responder automáticamente a los mensajes cuando estés ausente y tengas conexión a Internet.

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Dentro de dicha opción podrás personalizar los siguientes campos:

• Horario: te permite establecer el horario de trabajo o activar el modo ausente de forma indefinida.
• Destinatario: puedes enviar estos mensajes a un determinado usuario, a varios, a grupos o a todos.
• Mensaje: finalmente, este apartado es el que utilizarás para redactar el mensaje personalizado.

Aplicar etiquetas para conseguir una mejor organización

Cuando estudiamos cómo funciona WhatsApp Business nos encontramos con una función muy interesante relacionada con la categorización de usuarios. Es posible la creación de etiquetas personalizadas y luego aplicarlas a cada usuario, para poder identificarlos más adelante.

Esto resulta muy útil para diferentes propósitos, cómo podría ser el proceso de captación.

➡ ️ Por ejemplo, podríamos crear etiquetas del estilo: Nuevos clientes, Nuevos Pedidos, Pedidos pendientes de pago, Pagado, Pedido completado…

Para que sean todavía más fáciles de identificar, cada una de estas etiquetas tendrá asociada un determinado color. 

Así, de tan solo un vistazo podremos saber de qué cliente estamos hablando y cuál es actualmente su interacción con la empresa.

En la imagen puedes ver un ejemplo: si eres emprendedor freelance y tienes clientes y un equipo de colaboradores, puedes crear estas etiquetas y agregarlos.

Creación de respuestas rápidas

En sintonía con los mensajes de bienvenida, WhatsApp Business también nos permite crear respuestas rápidas que agilizan el contacto hasta cierto punto.

Por ejemplo, podríamos utilizarlos para agilizar el saludo o la despedida del cliente.

Esta opción la podemos encontrar dentro del apartado Opciones > Herramientas para la empresa -> Respuestas rápidas. Simplemente pulsa en el botón de añadir, después en el apartado para crear el mensaje y marca atajo de teclado para asignar la respuesta rápida.

Ante determinadas preguntas o respuestas, simplemente pulsaremos el atajo elegido y aparecerá la frase que hayamos programado previamente.

Verificación de la cuenta de empresa

El primer paso que debemos dar para empezar a usar WhatsApp Business es verificar la cuenta de empresa. Una vez se haya concluido este proceso, la cuenta quedará verificada y será auténtica.

Esto también lo podrá ver el cliente potencial y le ayudará a tener más confianza sobre el cliente.

Ahora bien, debes tener en cuenta que tan solo podrás conectar con ellos en el caso de que te hayan aceptado entre sus contactos. De lo contrario, no podrás hacerlo.

Mostrar tu catálogo de productos fácilmente

Esta es una de las funciones de marketing online más valoradas por parte de los empresarios que ya están utilizando WhatsApp Business en su negocio. Y es que esta herramienta nos permite mostrar el catálogo de productos de forma sencilla, logrando una comunicación directa con cualquier usuario con el que estés interactuando.

Este catálogo puede estar formado por todo tipo de contenidos, como podrías ser imágenes, audio, vídeo, incluso hasta ficheros de texto (como un PDF).

Así se consigue dar forma a un canal más casual que te ayuda a conseguir una mayor cercanía con el cliente.

Conocer estadísticas

Todos aquellos que tengan un negocio online, o que una parte del mismo se desarrolle en canales online, deben saber que no solo es importante crear una estrategia sólida de marketing online, sino que también debemos contar con las herramientas adecuadas para lograr una buena monitorización.

De lo contrario, iremos a ciegas, ya que no sabremos si la estrategia está funcionando o no.

WhatsApp Business te permite tener acceso a las estadísticas de las conversaciones. Así podrás conocer, por ejemplo, el nº de mensajes que se han enviado, los que se han entregado, los leídos, los que no se han leído…

Con este completo informe podrás tener un mayor conocimiento sobre el mensaje que envías y las acciones que puedes llevar a cabo para optimizar este canal.

Habilitar el pago por WhatsApp

WhatsApp es una herramienta con tanta popularidad que a muchos de tus usuarios les gustaría pagar a través de esta herramienta de mensajería.

Aunque puede que la opción no esté todavía perfilada en nuestro país, la teoría nos dice que será posible habilitar el pago por WhatsApp.

Lo único que tendrá que hacer el empresario es configurar el banco en la aplicación de mensajería y así habilitar los pagos.

Podría suponer un increíble cambio en los métodos de venta convencionales.

Centralización de mensajes de Instagram, WhatsApp y Messenger (Facebook)

Esta función todavía no está disponible, pero en los Estados Unidos ya se están haciendo pruebas para poder centralizar los mensajes de WhatsApp, Instagram y Messenger en el mismo servicio de mensajería móvil.

Esto supondrá un gran ahorro de tiempo, ya que evitará que el responsable de gestionar estos canales tuviese que consultar las 3 herramientas, o tuviese que recurrir a herramientas alternativas.

¿Cuánto cuesta WhatsApp Business?

La información que encontramos en la red no es siempre clara en relación con los precios WhatsApp Business, por lo que vamos a zanjar el tema de una vez por todas.

Es cierto que no se trata de la misma aplicación de WhatsApp que utilizamos los particulares en el teléfono móvil, pero comparte algunas particularidades. Una de ellas es que es completamente gratuita; es decir, que no tendrá ningún tipo de coste por muchas opciones que nos decidamos a activar.

Si lo encuentras para descargar en una página, y te quieren cobrar por ello, lo más probable es que se trate de algún tipo de engaño.

Ahora bien, hay que tener en cuenta que puede costar bastante trabajo mantenerlo o configurarlo, sobre todo si necesitamos contratar a personas que se encarguen de este trabajo. 

Sin embargo, esto ya sería otra historia:

¿Qué diferencia hay entre WhatsApp y WhatsApp Business?

Para entender la diferencia, es importante conocer las particularidades más representativas de Whatsapp Business:

• No te preguntes por los precios de WhatsApp Business, y es que la aplicación sigue siendo completamente gratuita.
• Para gestionarla te hará falta contar con un nº de teléfono diferente al personal.
• Tal sólo admitirá un dispositivo y un solo usuario. La única diferencia es que también permite el uso de la aplicación web, que se puede entender como un segundo dispositivo.
• Aunque es una solución pensada para empresas, las herramientas de automatización de las que dispone están limitadas.
• No se permite la escalabilidad: tan solo se podrá alcanzar un cierto número de contactos.

Entonces… ¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business y WhatsApp? 

Básicamente, esta primera herramienta está pensada para usarse en el ámbito profesional, ofreciéndonos algunas funciones de marketing muy competitivas. 

En cambio, la aplicación de WhatsApp convencional ha sido diseñada para un uso particular.

WhatsApp Business y WhatsApp Business PC son, en esencia, opciones gratuitas que han sido diseñadas para adaptarse a pequeños y medianos negocios actuales (sobre todo, a negocios locales). Es una interesante herramienta que permite que la empresa pueda contestar preguntas y recibir los pedidos a través del servicio de chat.

¿Qué opinan sobre WhatsApp para negocios los emprendedores y empresas que ya la han probado?

Si echamos un vistazo a las opiniones sobre WhatsApp Business para los negocios, descubriremos que la gran mayoría de ellas son muy positivas.

Son muchas las empresas que ya han agregado WhatsApp como medio de contacto para que los clientes puedan hacer preguntas, solucionar problemas, incluso hasta comprar. Teniendo en cuenta que es una de las aplicaciones más descargadas para el teléfono móvil, los propietarios de cualquier pequeño o mediano negocio no deberían pasar la oportunidad de utilizarlo.

Es cierto que algunas funciones todavía no están disponibles (como la posibilidad de integrarlo con Messenger o con Instagram), pero también es verdad que serán implantadas de cara a próximas revisiones.

En definitiva, podemos concluir que WhatsApp Business realmente merece la pena si tienes un negocio o proyecto.

¿Te animas a probarlo? Cuéntanos qué tal tu experiencia, así como si tienes dudas sobre lo explicado en esta guía.